Главная » Недвижимость » Электронный документооборот лекции презентации. Презентация на тему: Электронный документооборот

Электронный документооборот лекции презентации. Презентация на тему: Электронный документооборот

Нажав на кнопку "Скачать архив", вы скачаете нужный вам файл совершенно бесплатно.
Перед скачиванием данного файла вспомните о тех хороших рефератах, контрольных, курсовых, дипломных работах, статьях и других документах, которые лежат невостребованными в вашем компьютере. Это ваш труд, он должен участвовать в развитии общества и приносить пользу людям. Найдите эти работы и отправьте в базу знаний.
Мы и все студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будем вам очень благодарны.

Чтобы скачать архив с документом, в поле, расположенное ниже, впишите пятизначное число и нажмите кнопку "Скачать архив"

Подобные документы

Понятия и определения электронного документооборота (по тексту федеральных законов). Потребность малых предприятий в системе электронного документооборота (СЭД). Классификация функций СЭД, основные требования к ней. Атрибуты и реквизиты документов.

презентация , добавлен 21.03.2015

Основные признаки, функции электронного документа, требования, предъявляемые к их созданию. Жизненный цикл и юридическая сила электронного документа. Применение и правовой статус электронно-цифровой подписи как средства защиты электронных документов.

курсовая работа , добавлен 07.04.2012

Понятия электронного документа. Системы электронного документооборота. Рассмотрение основных систем электронного документооборота, представленных на российском рынке. Технологии регистрации и согласования конфиденциальных электронных документов.

курсовая работа , добавлен 16.02.2015

Анализ современных систем автоматизации делопроизводства в организации и электронного документооборота, особенности их классификации. Проблемы автоматизации электронного документооборота. Преимущества внедрения системы электронного документооборота.

курсовая работа , добавлен 15.01.2013

Сущность и виды электронного документооборота; принципы его организации. Правила оформления распорядительных и справочно-информационных документов. Понятие и природа возникновения архивного фонда. Регламентация электронного документооборота в организации.

курсовая работа , добавлен 16.10.2014

Автоматизация делопроизводства и документооборота на предприятии. Преимущества систем электронного документооборота. Назначение, виды и основные функции программных средств электронного документооборота. Специфика и философия стандартов ITIL и COBIT.

курсовая работа , добавлен 05.02.2016

Характеристика информационной подсистемы управления. Понятие и типология нормативных документов организации. Исследование документооборота на предприятии ООО "Завод крупнопанельного домостроения". Способы внедрения электронного документооборота "Дело".

курсовая работа , добавлен 06.04.2015

1 из 27

Презентация на тему: Электронный документооборот

№ слайда 1

Описание слайда:

№ слайда 2

Описание слайда:

Система электронного документооборота (СЭД) - это автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие в слабоформализованной форме инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

№ слайда 3

Описание слайда:

№ слайда 4

Описание слайда:

Основные понятия электронного документооборота Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.Электронный документ (ЭД) - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

№ слайда 5

Описание слайда:

Основные принципы электронного документооборота: Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы.Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполненияНепрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

№ слайда 6

Описание слайда:

Внедрение электронного документооборотаобеспечивает: регистрацию, учет и хранение документов;оперативный доступ к документам и отчетной информации;эффективное управление процессами движения документов; сокращение времени процедур согласования документов и принятия решений; повышение исполнительской дисциплины; снижение финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.

№ слайда 7

Описание слайда:

Основные задачи электронного документооборота: автоматизация канцелярии; электронный архив документов;корпоративный электронный документооборот (workflow).управление договорным процессом;автоматизация работы с документацией СМК (системы менеджмента качества); автоматизация обращений граждан.

№ слайда 8

Описание слайда:

Преимущества электронного документооборота. Система электронного документооборота предназначена для построения эффективной системы управления бизнес-процессами и документами компании.Инструментарий, входящий в систему электронного документооборота, позволяет реализовать технологии электронного документооборота в любой компании, независимо от ее численности и формы собственности.Система электронного документооборота рассчитана на работу как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

№ слайда 9

Описание слайда:

Преимущества электронного документооборота. возникает возможность полностью отказаться от бумажных документов при условии, что это не противоречит действующему законодательству (некоторые типы документов требуется иметь в бумажном виде). Это позволяет избежать дублирования информации на различных носителях, обеспечивает надежное хранение данных и предотвращает утечку конфиденциальной информации;отпадает надобность в физической передаче сотрудникам бумажных документов, что многократно ускоряет процессы принятия решений по документам и доведения решений руководства до сотрудников.

№ слайда 10

Описание слайда:

№ слайда 11

Описание слайда:

№ слайда 12

Описание слайда:

История: Формат PDF был создан в 1991 году корпорацией Adobe. В первые дни существования данный формат был крайне непопулярен:Программное обеспечение от Adobe для чтения и создания PDF было платным;В PDF отсутствовала поддержка внешних ссылок, что делало его практически бесполезным во всемирной паутине;PDF-документы были большего размера по сравнению с обычным текстом, что означало более длительную загрузку на медленных модемах, широко использующихся в те времена;На слабых машинах отображение PDF-документов осуществлялось с заметными задержками;

№ слайда 13

Описание слайда:

Преимущества (PDF): удобная навигация, позволяющая быстро найти нужную страницу; простота пользования; Для просмотра PDF-файла не нужно ничего, кроме самого файла и бесплатной программы Adobe Reader;Формат PDF позволяет внедрять необходимые шрифты (построчный текст), векторные и растровые изображения, формы и мультимедиа-вставки;Включает механизм электронных подписей для защиты и проверки подлинности документов.

№ слайда 14

Описание слайда:

Преимущества (PDF): Известность и популярность. Основным преимуществом PDF перед DjVu является его популярность и широкоизвестность. Формат PDF популярен в мировом масштабе.Открытость стандарта. Формат PDF стандартизован международным комитетом по стандартам ISO.Обилие программ по работе с форматом. Для работы с форматом PDF существует великое множество всевозможных программ - как коммерческих, так и бесплатных.

№ слайда 15

Описание слайда:

№ слайда 16

Описание слайда:

Недостатки (PDF): Завышенная сложность внутреннего устройства формата. Формат PDF довольно сложен по своей внутренней структуре. Одна лишь его спецификация занимает более тысячи страниц. Ориентированность на бумажную печать, а не на электронный вид. Формат ориентирован в основном на создание бумажных распечаток из PDF-файла. PDF не является электронно-ориентированным форматом. Он плохо масштабируется, он "тормозит" при скроллинге (как векторный PDF, так и растровый), он не позволяет открыть недокаченный файл - чтобы открыть PDF, его требуется всегда полностью скачать, поскольку заголовок PDF находится в конце файла.

№ слайда 17

Описание слайда:

Преимущества DjVu: Специализированность для электронизации бумажных текстов. DjVu всегда использует 3-слойную сегментацию контента, обеспечивающую оптимальное сжатие. Ориентированность на электронный вид документа.Низкие ресурсные требования.Малый размер файла. DjVu обеспечивает минимально возможный размер файла. Простота и оптимальность внутреннего устройства формата.

Описание слайда:

История возникновения ЭЦП: В 1976 году Уитфилдом Диффи и Мартином Хеллманом было впервые предложено понятие «электронная цифровая подписьВ 1977 году, Рональд Ривест, Ади Шамир и Леонард Адлеман разработали криптографический алгоритм RSA, который без дополнительных модификаций можно использовать для создания примитивных цифровых подписей.Вскоре после RSA были разработаны другие ЭЦП, такие как алгоритмы цифровой подписи Рабина, Меркле.В 1984 году Шафи Гольдвассер, Сильвио Микали и Рональд Ривест первыми строго определили требования безопасности к алгоритмам цифровой подписи. В 1994 году Главным управлением безопасности связи Федерального агентства правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации был разработан первый российский стандарт ЭЦП - ГОСТ Р 34.10-94, основанный на вычислениях в группе точек эллиптической кривой и на хеш-функции, описанной в ГОСТ Р 34.11-94.В 2002 году для обеспечения большей криптостойкости алгоритма взамен ГОСТ Р 34.10-94 был введен стандарт ГОСТ Р 34.10-2001. В соответствии с этим стандартом термины «электронная цифровая подпись» и «цифровая подпись» являются синонимами.

№ слайда 22

Описание слайда:

Основные схемы использования ЭЦП: подписание электронного сообщения при его передаче и проверка подписи отправителя после получения, то есть защищенная передача документа. Часто подобную схему воспринимают как юридически значимый документооборот, что является глубоким заблуждением. Защита электронного сообщения посредством ЭЦП - вещь, безусловно, полезная и нужная, но для обеспечения полноценного документооборота совершенно недостаточная;использование ЭЦП во всем жизненном цикле электронного документа - при его создании, согласовании, утверждении, ознакомлении с ним и т. д. Только в том случае, когда автоматизируется полный жизненный цикл документа и ЭЦП является его неотъемлемой частью, можно говорить об использовании полноценной, т. е. юридически значимой системы электронного документооборота.№ слайда 27

Описание слайда:

Источники: ГОСТ Р 34.10-94 Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи на базе асимметричного криптографического алгоритма.Электронная цифровая подпись - Термин -Энциклопедический ФондЭлектронная цифровая подпись - Компания «Криптомаш»

Cлайд 1

Cлайд 2

Cлайд 3

Электронный документооборот (ЭДО) - это единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Cлайд 4

Основные понятия электронного документооборота Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. Электронный документ (ЭД) - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Cлайд 5

Основные принципы электронного документооборота: Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы. Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса). Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов. Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём. Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Cлайд 6

Внедрение электронного документооборота обеспечивает: регистрацию, учет и хранение документов; оперативный доступ к документам и отчетной информации; эффективное управление процессами движения документов; сокращение времени процедур согласования документов и принятия решений; повышение исполнительской дисциплины; снижение финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.

Cлайд 7

Основные задачи электронного документооборота: автоматизация канцелярии; электронный архив документов; корпоративный электронный документооборот (workflow). управление договорным процессом; автоматизация работы с документацией СМК (системы менеджмента качества); автоматизация обращений граждан.

Cлайд 8

Преимущества электронного документооборота. Система электронного документооборота предназначена для построения эффективной системы управления бизнес-процессами и документами компании. Инструментарий, входящий в систему электронного документооборота, позволяет реализовать технологии электронного документооборота в любой компании, независимо от ее численности и формы собственности. Система электронного документооборота рассчитана на работу как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

Cлайд 9

Преимущества электронного документооборота. возникает возможность полностью отказаться от бумажных документов при условии, что это не противоречит действующему законодательству (некоторые типы документов требуется иметь в бумажном виде). Это позволяет избежать дублирования информации на различных носителях, обеспечивает надежное хранение данных и предотвращает утечку конфиденциальной информации; отпадает надобность в физической передаче сотрудникам бумажных документов, что многократно ускоряет процессы принятия решений по документам и доведения решений руководства до сотрудников.

Cлайд 10

Portable Document Format (PDF): Portable Document Format (PDF)-это переносимый платформонезависимый портативный формат электронных документов.

Cлайд 11

Использование Portable Document Format: Portable Document Format могут быть использованы для подготовки различных документов, таких как новости, пресс-релизы, служебные записки, контракты, электронные книги, электронные учебники и многое другое.

Cлайд 12

История: Формат PDF был создан в 1991 году корпорацией Adobe. В первые дни существования данный формат был крайне непопулярен: Программное обеспечение от Adobe для чтения и создания PDF было платным; В PDF отсутствовала поддержка внешних ссылок, что делало его практически бесполезным во всемирной паутине; PDF-документы были большего размера по сравнению с обычным текстом, что означало более длительную загрузку на медленных модемах, широко использующихся в те времена; На слабых машинах отображение PDF-документов осуществлялось с заметными задержками;

Cлайд 13

Преимущества (PDF): удобная навигация, позволяющая быстро найти нужную страницу; простота пользования; Для просмотра PDF-файла не нужно ничего, кроме самого файла и бесплатной программы Adobe Reader; Формат PDF позволяет внедрять необходимые шрифты (построчный текст), векторные и растровые изображения, формы и мультимедиа-вставки; Включает механизм электронных подписей для защиты и проверки подлинности документов.

Cлайд 14

Преимущества (PDF): Известность и популярность. Основным преимуществом PDF перед DjVu является его популярность и широкоизвестность. Формат PDF популярен в мировом масштабе. Открытость стандарта. Формат PDF стандартизован международным комитетом по стандартам ISO. Обилие программ по работе с форматом. Для работы с форматом PDF существует великое множество всевозможных программ - как коммерческих, так и бесплатных.

Cлайд 15

Недостатки (PDF): даже при заметном сокращении объема, файлы PDF невероятно громоздки. защита, которую применяют для кодирования файла, если не применять специальных для этого программ – знающим программистом преодолевается за несколько секунд.

Cлайд 16

Cлайд 17

Преимущества DjVu: Специализированность для электронизации бумажных текстов. DjVu всегда использует 3-слойную сегментацию контента, обеспечивающую оптимальное сжатие. Ориентированность на электронный вид документа. Низкие ресурсные требования. Малый размер файла. DjVu обеспечивает минимально возможный размер файла. Простота и оптимальность внутреннего устройства формата.

Cлайд 18

Недостатки DjVu: Закрытость стандарта. Стандарт DjVu не подавался в ISO для утверждения. Относительная неразвитость программного обеспечения для работы с форматом.

Cлайд 19

Электро нная цифрова я по дпись (ЭЦП) - это реквизит электронного документа, позволяющий установить отсутствие искажения информации в электронном документе с момента формирования ЭЦП и проверить принадлежность подписи владельцу сертификата ключа ЭЦП. Значение реквизита получается в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП.

Cлайд 20

Электро нная цифрова я по дпись (ЭЦП) ЭЦП - это аналог собственноручной подписи человека, применяемый в электронных документах. Электронно-цифровая подпись создается с помощью закрытого ключа - уникальной последовательности символов, которая известна его владельцу и предназначена для создания ЭЦП в электронных документах с использованием соответствующих средств.

Cлайд 21

История возникновения ЭЦП: В 1976 году Уитфилдом Диффи и Мартином Хеллманом было впервые предложено понятие «электронная цифровая подпись В 1977 году, Рональд Ривест, Ади Шамир и Леонард Адлеман разработали криптографический алгоритм RSA, который без дополнительных модификаций можно использовать для создания примитивных цифровых подписей. Вскоре после RSA были разработаны другие ЭЦП, такие как алгоритмы цифровой подписи Рабина, Меркле. В 1984 году Шафи Гольдвассер, Сильвио Микали и Рональд Ривест первыми строго определили требования безопасности к алгоритмам цифровой подписи. В 1994 году Главным управлением безопасности связи Федерального агентства правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации был разработан первый российский стандарт ЭЦП - ГОСТ Р 34.10-94, основанный на вычислениях в группе точек эллиптической кривой и на хеш-функции, описанной в ГОСТ Р 34.11-94. В 2002 году для обеспечения большей криптостойкости алгоритма взамен ГОСТ Р 34.10-94 был введен стандарт ГОСТ Р 34.10-2001. В соответствии с этим стандартом термины «электронная цифровая подпись» и «цифровая подпись» являются синонимами.

Cлайд 22

Назначение и применение ЭЦП Цифровая подпись предназначена для аутентификации лица, подписавшего электронный документ. Контроль целостности передаваемого документа: при любом случайном или преднамеренном изменении документа подпись станет недействительной, потому что вычислена она на основании исходного состояния документа и соответствует лишь ему. Защиту от изменений (подделки) документа: гарантия выявления подделки при контроле целостности делает подделывание нецелесообразным в большинстве случаев. Невозможность отказа от авторства. Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен быть известен только владельцу, то владелец не может отказаться от своей подписи под документом. Доказательное подтверждение авторства документа: Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен быть известен только владельцу, то владелец пары ключей может доказать своё авторство подписи под документом. В зависимости от деталей определения документа могут быть подписаны такие поля, как «автор», «внесённые изменения», «метка времени» и т. д. Основные схемы использования ЭЦП: подписание электронного сообщения при его передаче и проверка подписи отправителя после получения, то есть защищенная передача документа. Часто подобную схему воспринимают как юридически значимый документооборот, что является глубоким заблуждением. Защита электронного сообщения посредством ЭЦП - вещь, безусловно, полезная и нужная, но для обеспечения полноценного документооборота совершенно недостаточная; использование ЭЦП во всем жизненном цикле электронного документа - при его создании, согласовании, утверждении, ознакомлении с ним и т. д. Только в том случае, когда автоматизируется полный жизненный цикл документа и ЭЦП является его неотъемлемой частью, можно говорить об использовании полноценной, т. е. юридически значимой системы электронного документооборота.

Cлайд 27

Источники: ГОСТ Р 34.10-94 Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи на базе асимметричного криптографического алгоритма. Электронная цифровая подпись - Термин -Энциклопедический Фонд Электронная цифровая подпись - Компания «Криптомаш»

Понятийный аппарат2
Понятийный аппарат
Документооборот – движение документов в рамках ДОУ с момента их создания или
получения до завершения исполнения или отправления.
Цель совершенствования документооборота – обеспечение системы управления
качественной информацией в сроки, оптимальные для принятия и выполнения
управленческих решений.
Электронный документооборот (ЭДО) – это единый механизм по работе с документами,
представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного
делопроизводства».
Система электронного документооборота (СЭД) – компьютерная программа
(программное обеспечение, система), которая позволяет организовать работу с
электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между
сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.).
Автоматизация документооборота – его совершенствование с использованием
современных информационных технологий, т.е. использование информационных систем.

3
Классификация информационных
систем предприятий
Информационные системы делятся на
несколько категорий, каждая из которых
занимает определенную нишу в
производственном (жизненном) цикле,
выполняя необходимые действия с
информационным обеспечением предприятия.

Классификация информационных систем предприятий

4
Классификация информационных
систем предприятий
EDMS (англ. Electronic Document Management Systems)– системы
управления документами – обеспечивают эффективное хранение и обработку
сложных документов, состоящих из совокупности структурированных и
неструктурированных данных.
CRM (англ. Customer relationship management) - система автоматизации
взаимодействия с клиентами компании, а основными направлениями
деятельности являются меры по поддержке эффективного маркетинга, продаж и
обслуживания клиентов.
HRM (англ. Human Resource Management) - автоматизированная
комплексная система управления персоналом.
ERP (англ. Enterprise Resource Planning) - система планирования
(управления) ресурсами предприятия. Это компьютерные системы, созданные
для об работки деловых операций организации и для содействия комплексному
и оперативному (в режиме реального времени) планированию, производству и
обслуживанию клиентов.

Классификация информационных систем предприятий

5
Классификация информационных
систем предприятий
Workflow (англ. Business Process Management (BPM)) - системы автоматизации
деловых процессов (бизнес-процессов) – реализуют сложные многошаговые
алгоритмы обработки документов.
Collaboration, groupware - ПО, разработанное для организации взаимодействия
между территориально распределенными пользователями, совместно работающими
над решением общих задач через локальную сеть или Интернет, но не
формализованное, как workflow, и не просто "архив", как EDMS.
CPM (англ. Corporate Performance Management) - концепция управления
эффективностью бизнеса, охватывающая весь спектр задач в области
стратегического и финансового управления компанией.
ECM (англ. Enterprise Content Management) - это стратегическая инфраструктура
и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла информации
(контента) различных типов и форматов.

ECM-технология

6
ECM-технология
Enterprise Content Management (ECM) – управление
корпоративными информационными ресурсами (содержанием,
наполнением, контентом) – это совокупность технологий и
инструментов, используемых для ввода (захвата), управления,
хранения, защиты и доставки информации и документов,
относящихся к важнейшим организационным процессам, бизнеспроцессам организации.
ECM-система обеспечивает единую инфраструктуру для
управления документооборотом организации

С юмором о ЕСМ

7
С юмором о ЕСМ
Взять за основу Document
Management, добавить Web Content
Management, смешать все с
workflow и collaboration, затем
украсить Knowledge Management и
накрыть зонтиком Enterprise Portal.
Смешать, но не взбалтывать.
1-ролик
2 ролик
3 ролик
Больше здесь

Технологические преимущества связаны со снижением затрат на
ведение делопроизводства и документооборота:
почти нулевая цена печати и распространения документов
(15-30% расходов на бумажное делопроизводство);
низкая стоимость редактирования и подготовки документов
(за счет использования специализированных систем);
сокращение цикла подготовки документов за счет процедур
электронного представления, рецензирования и
распространения;
расширение среды для представления документов
(возможность включения данных мультимедиа) и т.д.
8

Преимущества электронного документооборота

Организационные преимущества связаны с повышением
качества работы организации в целом, к ним относят
Прозрачность бизнес-процессов.
Повышение исполнительской дисциплины.
Сокращение затрат времени руководителей и
сотрудников.
Обеспечение конфиденциальности информации.
Легкость внедрения инноваций и обучения.
Развитие корпоративной культуры.
Рост конкурентных преимуществ.
9

Факторы, способствующие развитию электронного документооборота:

11
развитие информационных технологий;
появление долговечных электронных носителей
информации;
удешевление компьютерной техники и увеличение их
вычислительной мощности;
совершенствование программного обеспечения
(мощные текстовые процессоры, дружелюбные
интерфейсы, редакторы подготовки презентаций,
инструментальные средства подготовки документов
для публикации в Internet и т.д.);
снижение стоимости связи.

Общие проблемы внедрения систем ЭДО

Человеческий фактор (консерватизм сотрудников или
руководства)
Структурная чехарда (слабая формализация бизнеспроцессов)
Отсутствие документооборота
Необходимость придания электронному документу
юридической силы
Взаимодействие с внешним миром
Миграция существующих документов
12

Электронный документ

13
Электронный документ
Электронный документ – документ,
информация в котором зафиксирована в виде
электронных данных, включая обязательные
реквизиты документа.
Этот набор информации сопровождается карточкой с
атрибутами, подобно тому, как книги в библиотеке
сопровождаются картотекой. По атрибутам (название, автор,
дата создания и т.д.). документ можно быстро найти.

Электронные документы

14
Основной принцип электронного документооборота – ориентация
на работу с документами.
В электронном документообороте обрабатываются следующие
типы документов:
1. Бумажные документы. Сам документ не хранится в СЭД, но в системе есть
какая-либо информация о нем. Чаще всего это БД учета бумажных
документов, где хранятся атрибуты документа, ключевые слова, история
работы с документом, адрес в архивной системе и т.д. Такая БД позволяет
проводить поиск документов по атрибутам и ключевым словам,
контролировать исполнение документов, генерировать различные отчеты и
т.д.
2. Электронные образы бумажных документов – результат сканирования в
графическом формате. Такие документы подобны фотографиям – их
можно просматривать, но нельзя редактировать.
3. Электронные документы – файлы, созданные в формате одного из
используемых приложений или полученные в результате распознавания.
Обычно содержат информацию, которая может быть использована,
например, для поиска документа или отнесения его к той или иной группе.

15
Классификация электронных
документов
В зависимости от типа информации, содержащейся в
документе, электронные документы бывают:
1. Неструктурированные – тексты на естественном языке,
графическая информация или данные мультимедиа. Для
управления такими документами используются
специализированные системы, которые предоставляют
пользователям дополнительные возможности по регистрации,
поиску, разграничению прав доступа к документам.
2. Структурированные – информация, которая может быть четко
представлена в виде полей определенного типа и размера (в
виде таблиц). Эти документы представляют собой записи в
таблицах баз данных и для работы с ними используются
специализированные модули.
3. Комбинированные (связанные) – содержащие как
структурированную, так и неструктурированную информацию.

Классификация электронных документов

16
По типу связей между компонентами различают следующие виды
электронных документов:
1. Простые документы – документы, содержащие информацию одного
типа (т.е. или структурированные, или неструктурированные).
2. Составные документы – включает в себя фрагменты различных типов
данных, которые хранятся в одном файле (комбинированные).
3. Виртуальные документы – совокупность информационных
фрагментов, которые хранятся в разных файлах и собираются в
единый документ по запросу пользователя.
Преимущества виртуального документа перед составным:
– возможность коллективной работы,
– экономия ресурсов за счет повторного использования
фрагментов,
– возможность создать свою модель документа и т.д.

Жизненный цикл электронного документа

17
Спектр задач электронного документооборота определяются стадией жизненного цикла
документа, которую необходимо поддерживать.
Жизненный цикл документа состоит из двух основных стадий.
Стадия разработки документа:
а) собственно разработка содержания документа;
б) оформление документа;
в) утверждение документа.
В том случае, если документ находится на стадии разработки, то он считается
неопубликованным и права на документ определяются правами доступа конкретного
пользователя.
Стадия опубликованного документа:
а) активный доступ;
б) краткосрочное хранение;
в) долгосрочное хранение;
г) уничтожение документа.
На стадии разработки документа необходимо обеспечивать возможность коллективной
разработки документа, для опубликованных документов поддерживается доступ на чтение в
соответствии с правами пользователей.

18
Регламентация электронного документооборота на Украине ведется
в трех направлениях: законодательное регулирование,
стандартизация и разработка нормативно-методических документов.
Государственное регулирование в области электронного
документооборота должно охватывать следующие вопросы:
1) юридическое признание электронных документов;
2) регулирование использования электронно-цифровой подписи;
3) процедуры проверки подлинности электронных документов;
4) определение правонарушений в сфере использования электронных
документов и взысканий за эти правонарушения;
5) процедуры участия электронных документов во внутригосударственных
и международных информационных обменах;
6) процедуры решения спорных вопросов, возникающих при
использовании электронных документов.

Законодательное регулирование электронного документооборота в Украине

19
Важным этапом в развитии электронного документооборота на Украине было
принятие в 2003 г. Верховной Радой Законов Украины „Про электронные
документы и электронный документооборот” и „Про электронно-цифровую
подпись”
Закон Украины „Про электронные документы и электронный документооборот”
устанавливает организационно-правовые основы создания электронных
документов и определяет общий порядок электронного документооборота. В
Законе даны определения следующим понятиям:
Электронный документ – документ, информация в котором представлена в форме
электронных данных, включая обязательные реквизиты документа, в том числе и
электронно-цифровую подпись.
Электронно-цифровая подпись – обязательный реквизит электронного документа,
который формируется автором во время создания электронного документа и
проверяется с целью подтверждения целостности документа и идентификации автора
другими субъектами электронного документооборота.
Электронный документооборот – совокупность процессов создания, обработки,
передачи, получения, хранения и уничтожения электронных документов, которые
выполняются с использованием проверки целостности, достоверности и в случае
необходимости, с подтверждением факта получения таких документов.

Слайд 1

Системы электронного документооборота (СЭД) «ДЕЛО»

Слайд 2

Лучшее «Дело» - для лучших компаний!

Лучшая система электронного документооборота «ДЕЛО» зарекомендовала себя как самая надежная и проверенная СЭД на российском рынке. Продуманный и полный функционал для управления информацией и документооборотом. Сквозная автоматизация документооборота территориально-распределенных компаний, возможность построения свободных маршрутов движения документов, надежный электронный архив и защищенный документооборот с применением ЭП, интеграция с другими системами, соответствие законодательным и нормативно-методическим требованиям, а также требованиям информационной безопасности - выгодно отличает «ДЕЛО» от других систем.

Слайд 3

Слайд 4

«Лидер на российском рынке СЭД и ECM-систем»

Система электронного документооборота «ДЕЛО» – надежная и удобная система, проверенная временем и пользователями. СЭД «ДЕЛО» позволяет решать задачи по автоматизации работы с документами компаний различных масштабов и сфер деятельности, поддерживает бумажный, смешанный документооборот, что позволяет плавно перейти к электронному документообороту с минимальными финансовыми и материальными затратами. СЭД «ДЕЛО» позволяет оптимизировать бизнес-процессы организации и автоматизировать работу с документами. «ДЕЛО» используют более 6 000 организации, 500 000 пользователей по всей России и странам СНГ.

Слайд 5

Автоматизация документооборота

СЭД «ДЕЛО» - система, ориентированная на автоматизацию документооборота (от создания документа до передачи на архивное хранение) с возможностью сквозной автоматизации документооборота территориально-распределенных компаний, поддерживающая интеграцию с существующими информационными системами предприятия. Система ориентирована на автоматизацию смежных документо-ориентированных процессов (финансовый, договорной документооборот, автоматизация внутренних бизнес процессов, работа с обращениями граждан, оказание госуслуг и т.д.), с возможностью организации юридически значимого документооборота компании.

Слайд 6

Преимущества СЭД «ДЕЛО»

Система «ДЕЛО» – эффективное решение для автоматизации управления документами и информацией. Внедрив СЭД «ДЕЛО», вы получаете удобный инструмент для повышения эффективности работы компании за счет сокращения времени на обработку и поиск документов, обсуждение и согласование, контроль исполнения поручений, повышения исполнительской дисциплины сотрудников.

Слайд 7

Госуслуги и обращения граждан

Подсистема оказания государственных и муниципальных услуг на базе СЭД «ДЕЛО» позволяет перевести в электронную форму процесс оказания государственных и муниципальных услуг на всех уровнях – федеральном, региональном и муниципальном. Это обеспечивается интеграцией с «Единым порталом государственных и муниципальных услуг» (ЕПГУ) через Систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). Также система «ДЕЛО» предусматривает интеграцию с АС «Обращение Граждан».

Слайд 8

Надежный электронный архив документов

Система предоставляет удобные средства для организации хранения бумажных и электронных документов (прикрепленных к РК документов, проектов документов и поручений). Исполненные документы в системе могут быть «списаны в дела», для формирования в дальнейшем архивного фонда организации. СЭД «ДЕЛО» обеспечивает автоматизацию основных задач оперативного хранения документов и дел: поддержка принятой в организации номенклатуры дел; механизм списания документа в дело; формирование и просмотр описи документов, списанных в дело; поддержка работы с многотомными делами; автоматический пересчет страниц в деле (томе).

Слайд 9

Интеграция с другими информационными системами

Наличие открытого API-интерфейса обеспечивает возможность интеграции системы «ДЕЛО» с любыми информационными системами и бизнес-программами, используемыми организацией-заказчиком. Пример: интеграция систем-лидеров на соответствующих рынках – системы электронного документооборота «ДЕЛО» и автоматизированной системы бухгалтерского учета 1С.

Слайд 10

Системные требования

Система ДЕЛО предназначена для работы со следующими СУБД: MS SQL Server 2008 (Standart Edition, Enterprise Edition, Express Edition with Advanced Services*) MS SQL Server 2012 SP1 (Standart Edition, Business Intelligence, Enterprise Edition, Express Edition with Advanced Services*) MS SQL Server 2014 (Standart Edition, Business Intelligence, Enterprise Edition, Express Edition with Advanced Services*) Oracle 10g release 10.2.0.1 (и выше) Oracle 11g release 11.2.0.1 (и выше) Oracle 12c release 12.1.0.1 (и выше)